El decreto 1072 de 2015 por medio del cual se reglamentó el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, determino que el empleador debe conservar los registros y documentos que soportan del SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra cualquier daño o perdida que se pueda presentar.
La persona designada como responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros de los trabajadores exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores.
Tenga en cuenta que la conservación puede hacerse de manera electrónica siempre y cuando se garantice la preservación de los documentos.
Por lo tanto estos documentos del SG-SST deben ser conservados por un periodo como mínimo de veinte (20) años contados a partir que cese la relación laboral con el respectivo trabajador:
- Resultados de los perfiles epidemiológicos de salud, conceptos de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso.
- Resultados de monitoreo y mediciones de los ambientes de trabajo y entrenamiento en SG-SST.
- Cuando la empresa cuente con médico especialista los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de retiro, así como los resultados de los exámenes complementarios.
- Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la Empresa.
María Camila Pulgarín
Asesora Legal Empresarial
