En la actualidad dentro de los sistemas de gestión de calidad y otros procedimientos se estable la necesidad de levantar un acta de las reuniones, donde se fijan acuerdos, actividades y responsabilidades; una de las figuras donde más se evidencias actas son las reuniones que se desarrollen en el marco de la alta gerencia y de los órganos decisivos, por ejemplo, la Junta de Accionistas, la Asamblea General de Copropietarios del cual se debe seguir a los parámetros ordenados por el Código de Comercio y la Ley 675 de 2001 de la Propiedad Horizontal respectivamente.
Ahora bien, teniendo en cuenta lo anterior, de conformidad con los parámetros dados por el Código General del Proceso, las actas pueden tener la naturaleza de la prueba el cual puede ser una copia o medio magnético como grabación, por lo cual, estos documentos pueden servir y ser considerado por un juez en un litigio de carácter laboral, civil, comercial, administrativo, penal y cuales quiera de procesos.
Es por lo anterior que inicialmente se debe contemplar la necesidad y aprovechamiento de las reuniones realizadas mediante actas, pues su existencia puede ayudar en una estrategia legal y el sumo cuidado que debe contener estos documentos para constatar el surgimiento de obligaciones.
DANIEL MOLINA MUÑOZ
Asesor Jurídico Empresarial.
