En primer lugar, recordemos que el Ministerio de comercio, industria y turismo publicó la resolución 2215 del 22 de noviembre de 2017, por la cual se expide el Manual de Funcionamiento del Administrador del Registro de Facturas Electrónicas REFEL, el cual a la fecha no se encuentra en funcionamiento, por lo que las factura electrónicas emitidas a la fecha no cumplen con los requisitos de título valor imposibilitando el cobro a través de un proceso ejecutivo.
Adicionalmente, en esta resolución se reglamenta, entre otras cosas, el funcionamiento del registro único de facturas electrónicas como título valor; el endoso electrónico y sus formas; los mecanismos de inscripción para cobros judiciales y la forma como se expedirán los títulos de cobro sobre las mismas; la gestión de conflictos de intereses; los deberes del administrador del registro en lo relacionado con el manejo de la información y la prestación del servicio.
Conviene destacar que, de conformidad con la ley 1231 de 2008, prohíbe librar factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios prestados en virtud de un contrato verbal o escrito, por ende, en caso de que no se den estos dos requisitos la factura carecerá de la condición de título valor, adicionalmente, dicha obligación tiene que ser clara expresa y exigible.
Por otra parte, para iniciar el proceso para efectos de adelantar el cobro se hace necesario que se cuente con el original de la factura firmada por las dos partes, al ser el título valor un medio probatorio y además en el medio virtual se debe contener un derecho incorporado, que en el caso de la factura electrónica debe contener los archivos denominados XML y HTML para su lectura, así mismo, debe incorporarse la firma electrónica.
Ahora bien, respecto de la aceptación tácita de la factura el artículo 86 de la ley 1676 de 2016, señala que la factura de considera irrevocablemente aceptada por el comprados o beneficiarios del servicio si no se reclamare el contenido dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción.
Por otra parte, se ha establecido que la factura electrónica como título valor es un mensaje de datos, dejando de presente que no se negaran efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que este en forma de mensaje de datos. En consecuencia, cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, este requisito quedara satisfecho con un mensaje de datos. (Artículo 6 y ss. de la ley 527 de 1999.)
Conforme a lo dispuesto anteriormente, las autoridades judiciales pueden utilizar cualquier medio técnico, electrónico, informático y telemática, para el cumplimiento de sus funciones y los documentos emitidos por los citados medios, gozaran de validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad.
Con base en todo lo mencionado anteriormente, se puede inferir que para que sea constituido título las facturas electrónicas emitidas hasta la fecha para su cobro por vía judicial, siendo que se está en la obligación de facturar por vía electrónica y no se cuenta con el funcionamiento del REFEL, se debe cumplir con lo siguiente para hacer exigible el título valor por vía judicial:
- La factura debe corresponder exclusivamente a bienes entregados real y materialmente o a servicios prestados en virtud de un contrato verbal o escrito.
- Aportar la factura en original y apoyar el archivo donde se incorpora el derecho con base o formato XML (lenguaje de marcas extensible) para lectura HTML.(lenguaje de marcas de hipertexto), esto con la finalidad de que estas pueden ser leídas fácilmente.
- Debe contener la firma digital o electrónica, así como la existencia de una cantidad de dinero.
- Finalmente la factura es aceptada tácitamente dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción
María Camila Pulgarín Ramírez
Asesora legal
