Es importante aclarar que es obligación de todas las empresas según la Ley 962 de 2005 en su artículo 28 se establece que la conservación de libros y papeles de comercio debe ser por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, ahora bien es preciso establecer que se debe realizar la reproducción exacta de por cualquier medio tecnológico toda vez que la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Debido a la información anterior es obligación de conservar la contabilidad de la empresa, y su documentación como lo establecen en el procedimiento que tienen designado para ello debe ser por 10 años en físico como tiempo mínimo sin embargo si es decisión de ustedes conservarlos más tiempo la normatividad no hace ninguna prohibición respecto de este tema.
