En primera medida se precisa que el Código Sustantivo del Trabajo en su artículo 57 establece lo siguiente en relación a la obligatoriedad por parte de los empleadores de entregar la siguiente relación de documentos cuando finaliza el contrato de trabajo, en los siguientes términos:
“ARTÍCULO 57. Numeral 7. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado; e igualmente, si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle certificación sobre el particular, si al ingreso o durante la permanencia en el trabajo hubiere sido sometido a examen médico. Se considera que el trabajador, por su culpa, elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurrido cinco (5) días a partir de su retiro no se presenta donde el médico respectivo para la práctica del examen, a pesar de haber recibido la orden correspondiente.”
De lo anterior es menester indicarle que cuando entre un trabajador y la empresa termine el vínculo laboral, la empresa debe emitir:
- Certificación laboral del trabajador en donde se indique identificación de la empresa, identificación del trabajador, cargo desempeñado, sueldo devengado y tiempo laborado, de este documento se deben entregar dos originales al trabajador uno para el trabajador y otro que debe reposar en los archivos de la entidad.
- La carta denominada como paz y salvo debe estar firmada tanto por el trabajador como por el empleador para de esta forma evidenciar que efectivamente no existe ninguna acreencia laboral pendiente.
- Se debe entregar al trabajador un comprobante de pago de la seguridad social que evidencie que se encuentra al día por todo concepto de los últimos 3 meses.
- Al igual que el documento en el cual se detalla la liquidación debe tener un recibido por parte del ex trabajador.
- Se debe entregar la orden para el ex trabajador para que se realice los exámenes de egreso y de esta forma comprobar que el estado de salud del mismo es óptimo y que no existe ninguna afección en la salud del trabajador.
- Carta para el retiro de las cesantías consignadas en el fondo de cesantías.Se debe entregar una carta dirigida a la caja de compensación con el fin de que el trabajador si lo desea pueda acogerse a los beneficios que otorga la ley de protección del cesante.
Es importante que cada que se finalice un vínculo laboral la empresa emita y entregue estos documentos para efectos de blindar a la empresa jurídicamente ante cualquier eventualidad, así mismo, dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente ya que es indispensable entregar los documentos antes relacionados con el fin de que su empresa no recaiga en una mala práctica laboral.
María Camila Pulgarín
Asesora Legal Empresarial
