Inicialmente es importante exaltar que las decisiones o disposiciones que emiten los órganos colegiados de las sociedades, tales como juntas de socios o asambleas de accionistas, así como las juntas directivas, los órganos de dirección y administración de las entidades sin ánimo de lucro, tales como las Asambleas de fundadores, Asamblea de asociados, Junta Directiva, entre otros; deben estar sujetas mediante actas que consten el procedimiento y desarrollo que se surtió en la asamblea, toda vez que con ella se exigirá el cumplimiento de cada punto abordado y la manera que debe cumplirse en razón a las expectativas o necesidad que le asiste a la compañía.
Es muy importante que tengan presente que toda acta, documento o libro que ostente la compañía deberá estar sometida en cámara de comercio, toda vez que para cumpla con las obligaciones que se encuentran estipuladas en el código de comercio, la inscripción de estos documentos son de gran relevancia, ya que, esto le da efectos jurídicos a las actuaciones y determinaciones que realiza la asamblea; de igual forma, el no realizar estas inscripciones genera una serie de sanciones que puede verse inmersa su compañía por las entidades de vigilancia y control.
Por último, en caso de no realizar la inscripción de las actas, documentos o libros; el comerciante o compañía se encontraría incumpliendo con sus obligaciones, lo cual puede implicar sanciones por parte de las diferentes entidades de control, inspección y vigilancia. Para las sociedades: Superintendencia Financiera, Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio. Para las entidades sin ánimo de lucro: Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y Gobernación de Cundinamarca, entre otras.
