El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
No existe una normatividad específica que establezca el tiempo que debe conservarse una historia laboral de un empleado, sin embargo, se debe tener en cuenta que la pensión de un empleado no tiene ninguna prescripción y que cada vez la edad de jubilación es mayor. El Archivo General de la Nación ha determinado que las entidades públicas deben conservar las historias laborales durante 80 años, aunque esto no es obligatorio para la empresa privada, se sugiere seguir esta recomendación ya que el Decreto 036 de 2008, artículo 1, literal b, faculta a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) para en cualquier momento solicitar información laboral:
“… Solicitar a aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social la presentación de los documentos relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones en materia de contribuciones parafiscales de la protección social que la UGPP considere necesarios …
La información laboral relacionada con la nómina, son todos los documentos que se generan durante la relación laboral e identifican pagos realizados al trabajador o a entidades a las cuales se encuentra afiliado.
Los documentos que se deben conservar son, entre otros:
- Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de pago en el contrato).
- Aportes a la administradora de cesantías
- Aportes voluntarios a pensión
- Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, arl, etc)
- Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
- Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
- Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, etc)
- Relación de descuentos
- Horas extras
María Camila Pulgarín Ramírez
Asesora legal
