Para los casos en que los trabajadores tienen acceso a las firmas digitales de socios, representantes legales y demás, debe implementarse, al interior se las empresas, una política de uso de firmas digitales, al igual que deberá ser publicada en la empresa. Adicional, es importante que en el reglamento interno de trabajo se establezca, en las faltas graves, el uso indebido y sin autorización de las firmas electrónicas, con el fin de poder sancionar, por procedimiento disciplinario, cuando los responsables incumplan la aplicación de la política.
La firmar digital, según el Decreto 2364 de 2016, cuenta con la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita; por lo tanto, esta debe contar con los siguientes atributos para tener la misma validez legal:
- Es única a la persona que la usa.
- Es susceptible de ser verificada.
- Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
- Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma queda invalidada.
- Está conforme a la reglamentación adoptada por el Gobierno Nacional.
