Con el fin de dar cumplimiento a las actividades legales, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo emitió el Decreto 398 de 2020, reglamentó diversos postulados que se deben tener presentes al momento de ejecutar estas reuniones de forma adecuada, que según dispone el artículo 422 del Código de Comercio «se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio…»
En ese contexto, cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros”, se entiende que se comprende a todos aquellos que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de intervinientes requeridos para deliberar, según la establecida normativa y estatutariamente, razón por la cual la ejecución de estas reuniones se deberá efectuar en virtud de las disposiciones legales aplicables a las reuniones presenciales sobre convocatoria, quórum y mayorías, estableciendo taxativamente la plataforma y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados.
Para cuestiones de validez, el representante legal de la sociedad será el delegado de verificar la identidad de cada uno de los intervinientes virtuales, a fin de garantizar que correspondan en efecto a todos los socios, miembros o apoderados de la junta directiva. De manera que la decisión por ellos tomada se deberá dejar soportada en el libro respectivo, dentro de los treinta días hábiles siguientes a la consumación de la reunión.
