En primera medida, hay que tener en cuenta el concepto de incapacidad, el cual se da cuando el trabajador se enferma o se accidenta y el médico tratante emite una orden médica, en la cual el trabajador queda incapacitado para trabajar un tiempo determinado, por el cual recibe un auxilio económico. La incapacidad laboral se puede dar de varias formas, como lo puede ser de origen común o de origen laboral, de forma temporal o permanente.
La incapacidad laboral de origen común se da por una enfermedad no profesional o en un accidente no laboral, es decir, que no ocurrió en ocasión al trabajo que desarrolla el trabajador, como una gripe o una caída de fin de semana mientras el trabajador estaba en casa. Por otro lado, las incapacidades médicas de origen laboral se dan cuando es de origen profesional, es decir, cuando esta deriva de una enfermedad ligada con las actividades del trabajador, de un accidente sucedido en la empresa o cuando el trabajador estaba laborando.
Finalmente, quien paga las incapacidades del trabajador los dos primeros días es el empleador; del día 3 al día 178, el pago lo realiza la EPS del trabajador; del día 179 al día 540, la incapacidad la paga el fondo de pensiones del trabajador, y del día 540 en adelante, las paga la EPS a la cual esté afiliado el trabajador. En todos los casos, corresponde al empleador adelantar el trámite para el reconocimiento de esas incapacidades.
