Al contratar trabajadores y dependiendo de las funciones y el alcance del cargo en sí, además de la actividad económica de la empresa o las circunstancias, el empleador puede requerir que su colaborador viaje para la ejecución de sus labores y esto tiene unos costos adicionales en varios rubros.
Respecto de estos, la normatividad legal laboral contempla los viáticos como aquellos montos que se entregan al trabajador como consecuencia de un viaje a realizar fuera del lugar de trabajo habitual y consecuentemente define criterios para determinar si estos serán elementos integrales del salario o si, por el contrario, no tendrán esta connotación.
Para ello, la norma divide este concepto en permanente o accidental, y define que cuando sean accidentales, es decir, esporádicos o no habituales, los viáticos no serán salariales, pues, no corresponden a algo usual dentro del vínculo laboral.
Por otra parte, si los viajes son habituales o frecuentes y de ellos derivan pagos al trabajador, estos serán permanentes y consecuentemente podrán ser salariales cuando correspondan a manutención y alojamiento, pero no cuando son para transporte o causado por la representación del empleador.
Por todo lo anterior, es importante y recomendable, que como empleadores definan si el cargo requerirá acuerdo sobre estos pagos, y cómo será el manejo de estos dineros, suscribiendo política al respecto, aclarándolo mediante cláusula en el contrato, o manejándolo de tal forma que la compañía no realice pagos al trabajador si no lo maneje directamente.
Esto ya que, si se realizan pagos indiscriminados al trabajador, sin la trazabilidad correspondiente y sin tener claridad de la naturaleza de esto, pueden causarse inconsistencias en la nómina pagada, en el salario que se toma para realizar las cotizaciones del trabajador e incluso en la respectiva liquidación a realizar cuando eventualmente termine la relación laboral.
