El certificado de retenciones y descuentos se contempla como obligatorio según el Artículo 381 del Estatuto Tributario. Este artículo establece que «Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá: a. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención». Esta medida tiene como beneficio que los valores retenidos no se tengan presentes en el pago de impuestos en la declaración de impuestos ante la DIAN.
Los agentes de retención que no cumplan con esta obligación se verán expuestos a la sanción contemplada en el artículo 677 del Estatuto Tributario. Este artículo establece una multa del 5 % del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. Antes de imponer esta sanción, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un mes para responder.
Por otra parte, la sanción podrá ser reducida al 30 % de la suma inicialmente propuesta si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución de sanción, o al 70 % de tal suma si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en la que se notifique la sanción. El artículo 381 del Estatuto Tributario indica además que, cuando se trate de conceptos de retención diferentes a los originados en la relación laboral, legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:
- Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
- Dirección del agente retenedor.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
- Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
- Concepto y cuantía de la retención efectuada.
- La firma del pagador o agente retenedor.
A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.
