La matriz de requisitos legales es una herramienta que permite a las organizaciones o empleadores identificar un conjunto de normas exigibles, acorde con sus actividades propias e inherentes de producción. Este documento contiene toda la información específica sobre los requisitos que la empresa debe cumplir. En caso de incumplimiento, se deberá diseñar e implementar un plan de acción como medida de prevención, con el fin de disminuir la probabilidad de un incumplimiento normativo que pueda resultar en una sanción económica, lo cual podría implicar cierres parciales o totales de las empresas, según lo estipulado en el Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.2.
Además de proporcionar un blindaje corporativo, la matriz de requisitos legales permite a las empresas identificar y recopilar las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo. Sin embargo, su propósito no es únicamente identificar los requisitos normativos; su objetivo principal es evitar sanciones o posibles demandas mediante la evaluación del nivel de cumplimiento de dichos requisitos, implementando planes de acción oportunos para prevenir, corregir y mejorar estos procesos. El primer paso que se debe llevar a cabo para realizar una evaluación permanente de los requisitos legales es identificar la normatividad vigente, como leyes, decretos, resoluciones, entre otras, verificando que contengan los requisitos aplicables. Asimismo, se debe validar el estado de implementación en que se encuentran, y en caso de incumplimiento, determinar qué acción se tomará para lograr evidenciar la conformidad.
De igual manera, se debe vigilar el cumplimiento mediante la ejecución de una auditoría interna o una inspección por parte de un ente de vigilancia y control. En este caso, las empresas pueden solicitar el apoyo de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la que estén afiliadas. Finalmente, la matriz de identificación de requisitos legales debe actualizarse a medida que se emitan nuevas disposiciones aplicables, en concordancia con las actividades propias e inherentes de producción.
