Es importante resaltar que, dentro del Código Sustantivo del Trabajo, en su artículo 57, numeral 7, se establece: «Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en la que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado». En este sentido, es esencial que el empleador cumpla con la obligación de expedir los certificados necesarios durante la relación laboral o al finalizarla. Esta información debe reposar en la carpeta laboral de cada trabajador y en el archivo correspondiente dentro de la compañía.
Conforme a la sentencia T-470 de 2019, se argumenta lo siguiente: «Asegurando que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa, a fin de que, de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que es titular».
El deber de conservar indefinidamente la información obtenida durante la relación laboral no solo permite a los trabajadores ejercer sus derechos en caso de una reclamación, sino que también es esencial para la resolución de controversias contractuales. En caso de que dicha información no repose en los archivos de la compañía, un juez competente puede ordenar la reconstrucción de los expedientes, dado su relevancia. Esto es una obligación de las empresas en virtud de la gestión documental regulada por el Decreto 1072 de 2015. Además, en concordancia con la Corte Suprema de Justicia mediante el auto AL 1198 de 2022, se establece que toda empresa está obligada a implementar un sistema de gestión documental. Todo lo anterior es para cumplir con lo estipulado en la Ley 594 del año 2000, «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones».
