Es importante establecer que las empresas deben mantener un sistema de gestión documental conforme a lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.12, donde se establece la finalidad de organizar los archivos que el empleador deberá mantener y disponer respecto al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Entre estos archivos se encuentran los siguientes:
- La política y los objetivos de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo (SST).
- Responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Identificación anual de peligros, evaluación y valoración de los riesgos.
- El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora.
- El programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo (SST).
- Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.
- Registro de entrega de protocolos de seguridad y fichas técnicas.
- Soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, y las actas de sus reuniones.
- Reportes e investigaciones de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
- Identificación de amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención.
- Programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores.
- Formatos de registro de inspecciones a instalaciones, máquinas o equipos.
- Matriz legal.
En consecuencia, para garantizar la fluidez y el manejo adecuado del archivo físico y digital de la compañía, es fundamental asegurar la conservación y disposición correcta de los documentos, evitando un uso distinto al dispuesto y regulado por la empresa. Esto es clave para prevenir afectaciones o sanciones. Por ello, la normatividad implica la obligación de conservación de estos documentos a carga del empleador.
En este sentido, el mismo marco normativo establece, en el artículo 2.2.4.6.13, que para los archivos laborales originados durante la relación laboral, el empleador deberá garantizar su conservación por un período mínimo de 20 años, contados a partir del momento en que finalice el vínculo contractual. Por esta razón, las corporaciones deberán contar con una copia digital, además de un respaldo (backup), que asegure el cumplimiento de esta disposición normativa.
