Las juntas de socios o de asamblea son reuniones comunes en una sociedad, cuyo objetivo es tratar asuntos de interés para la misma. La norma establece que, al menos, debe realizarse una junta dentro de los tres (3) primeros meses del año, en la cual se abordarán principalmente los siguientes temas:
- Designar administradores.
- Determinar las directrices económicas de la sociedad.
- Aprobar los balances contables del último ejercicio.
- Decidir sobre la distribución de utilidades.
- Adoptar las medidas conducentes al desarrollo del objeto social.
Es importante señalar que de todas las juntas o asambleas que se realicen debe quedar un acta, la cual debe contener, como mínimo, los siguientes elementos:
- Número consecutivo del acta, ya que estas deben estar numeradas cronológica y continuamente, de manera consecutiva desde la creación de la sociedad. No se debe iniciar el conteo desde cero (0) cada año.
- Ciudad y lugar donde se efectúa la reunión.
- Fecha y hora de la reunión.
- Fecha en que se hizo la convocatoria.
- Nombre de la persona que realizó la convocatoria.
- Medio utilizado para realizar la convocatoria.
- Nombre de la sociedad.
- Verificación del quórum.
- Orden del día.
- Designación del presidente y del secretario.
- Decisiones adoptadas y número de votos.
- Fecha y hora de clausura.
- Firma del presidente y del secretario en el acta original.
- Los documentos utilizados o tratados durante la asamblea deben anexarse
En caso de que existan errores de transcripción, deben corregirse mediante una anotación o pie de página respectivo, con el fin de dejar constancia de la corrección. De igual manera, si se va a realizar la anulación de algún folio, se debe señalar la fecha y la causa de la anulación, así como el nombre completo de la persona que realiza dicha acción.
Los puntos anteriores buscan garantizar que las actas sean completas y no presenten controversias sobre los temas tratados en ellas.
