La Ley 789 de 2002 define el contrato de aprendizaje como una forma especial de contratación dentro del Derecho Laboral, en la que una persona natural recibe formación teórica y práctica en una entidad autorizada. A cambio, una empresa patrocinadora debe proporcionar los medios necesarios para que el aprendiz adquiera una formación profesional metódica y completa en el oficio, actividad u ocupación correspondiente.
¿Quiénes están obligados a vincular aprendices del SENA?
Las empresas que deben vincular aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) son aquellas cuya planta de personal tiene más de 15 trabajadores. La regional del SENA determinará el número mínimo obligatorio de aprendices con base en la siguiente fórmula:
- Un aprendiz por cada 20 trabajadores.
- Uno adicional por cada fracción de 10 trabajadores.
Si la empresa tiene 14 o menos empleados, no está obligada a vincular aprendices del SENA. Sin embargo, todos los permisos deben registrar su planta de personal ante el SENA. Una vez que la empresa alcance los 15 trabajadores, la regional del SENA expedirá la resolución correspondiente para determinar el número de aprendices que deberán vincular.
¿Cómo realizar el registro en el SGVA?
Los permisos deben registrarse en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendizajes (SGVA), a través de la página web dispuesta por el SENA. En esta plataforma, podrán:
- Registrar la planta de personal.
- Registrar los contratos de aprendizaje suscritos.
- Ingresar la matriz de planta de personal, donde se incluye:
- Los oficios y ocupaciones dentro de la empresa.
- La cantidad de trabajadores por cada oficio.
- La jornada laboral semanal de cada trabajador.
¿Cada cuánto se debe reportar la planta de personal?
El reporte y registro de la matriz de personal puede hacerse mensual o semestralmente.
- Opción mensual: Recomendada para empresas con personal rotativo.
- Opción semestral: Aplicable en los demás casos, con dos posibles modalidades:
1. Informe semestral en enero y julio
- Julio: Durante los primeros 10 días hábiles, se reporta la planta de trabajadores de enero a junio del año en curso.
- Enero: Durante los primeros 10 días hábiles, se reporta la planta de trabajadores de julio a diciembre del año anterior.
2. Informe semestral en marzo y septiembre
- Marzo: Durante los primeros 10 días hábiles, se reporta la planta de trabajadores de septiembre a diciembre del año anterior y de enero a febrero del año en curso.
- Septiembre: Durante los primeros 10 días hábiles, se reporta la planta de trabajadores de marzo a agosto del mismo año.
Cumplir con este registro es fundamental para garantizar el correcto funcionamiento del sistema de aprendizaje y para que las empresas cumplan con sus obligaciones legales en relación con la formación de aprendices.
