Inicialmente, es oportuno precisar que, teniendo en cuenta que la certificación laboral, corresponde a aquel documento que debe ser expedido por el empleador, según lo dispuso el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, con el fin de dar cuenta de la existencia de una relación laboral, es menester que, sobre él, versen los que siguen;
- Cargo y/o funciones.
- Salario devengado.
- Tiempo de vinculación o tipo de contrato.
- Fecha de expedición.
“(…) 7. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado; e igualmente, si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle certificación sobre el particular, si al ingreso o durante la permanencia en el trabajo hubiere sido sometido a examen médico. Se considera que el trabajador, por su culpa, elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurrido cinco (5) días a partir de su retiro no se presenta donde el médico respectivo para la práctica del examen, a pesar de haber recibido la orden correspondiente. (…)”
Ahora bien, para efectos de abordar la inquietud en concreto, me permito manifestar que atendiendo a lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015, se tiene que las compañías se encuentran en la obligación de conservar los archivos laborales por un término de 20 años, contados a partir del momento en que se da por terminada la relación laboral, por lo que, el hecho de que su colaborador se haya desvinculado hace mucho tiempo de la compañía, no quiere decir que usted como empleador este exento de hacer la entrega del mismo, pues es su obligación contar con un registro físico y digital de todos aquellos soportes que permitan emitir lo solicitado.
“La información laboral relacionada con la nómina, son todos los documentos que se generan durante la relación laboral e identifican pagos realizados al trabajador o a entidades a las cuales se encuentra afiliado.
Los documentos que se deben conservar son, entre otros:
- Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de pago en el contrato).
- Aportes a la administradora de cesantías
- Aportes voluntarios a pensión
- Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, arl, etc)
- Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
- Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
- Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, etc)
- Relación de descuentos
- Horas extras”
