El Ministerio de Trabajo en concepto No. 55860, del 3 de Junio de 2020, De conformidad con la Ley 594 del 2000 en armonía con la Circular 0004 del 2003, se encuentra regulado los temas de archivo que circulan en Colombia, es por lo anterior que estas se encuentran destinadas a entidades estatales es pertinente que el sector privado adopte esta normatividad en material de gestión documental y archivo en Colombia para que se adopte las buenas practicas que les permita la correcta administración de historias laborales conforme a lo que ha establecido el Ministerio de Trabajo.
Aunado a lo anterior, es pertinente mencionar que conforme a lo referido con antelación también se deberá tener soporte de manejo de estos archivos tal como se encuentra establecido en la Ley 1581 del año 2012, es por lo anterior que respecto a esto ha señalado la Corte Constitucional como deber de responsables del tratamiento de datos personales la implementación de medidas de seguridad necesarias para que no se presente algún tipo de adulteración de las respectivas autorizaciones y adicional a esto que se guarde esa información la cual conforme a la referida ley se puede constituir como información que se considere confidencial.
Por lo tanto, precisó el ministerio, es deber del empleador almacenar y custodiar de manera adecuada todos los documentos de sus trabajadores, guardando las reservas legales correspondientes a lo cual como recomendación esto debe custodiarse de manera física y virtual.
Dra. Paula Tiusaba Robayo
Actualidad Jurídica Empresarial
