Los títulos valores, tienen la calidad de documentos, es por ello que de conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, la cual nos permitimos transcribir:
“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales”.
De conformidad con la norma transcrita, y reiterando que los títulos valores tienen la calidad de documentos, el comerciante tiene la obligación de conservarlos dentro de los diez años siguientes a su expedición, para lo cual podrá elegir el método o mecanismo de conservación.
Si usted como comerciante elige que la forma de conservación será por medio electrónico, el artículo 12 de la normativa en comenta, indica que este deberá garantizar la reproducción exacta.
Una vez se cumpla el plazo previsto en la normativa, esto es diez años, los comerciantes podrán destruir los documentos, sin temor a que alguna entidad pueda exigir su presentación.
Fuente: Ley 962 de 2005
Por: Jenny Portillo
