Inicialmente es importante precisar que no existe una norma la cual expresamente hable sobre el deber que tienen las empresas de conservar el historial laboral de los extrabajadores sin embargo, de acuerdo al artículo 264 del código sustantivo del trabajo nos habla del deber que tienen los empleadores de conservar dicha información más específicamente sobre aquellos trabajadores a los que se les deba pagar la pensión, la norma lo establece de la siguiente forma:
- Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar e sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados.
- Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para probarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva.
Ahora bien, resulta pertinente además citar el artículo 57 del código sustantivo del trabajo pues en su numeral 7 nos dice que es obligación del empleador entregar “al trabajador que lo solicite a la expiración del contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole laboral y el salario devengado”. Lo que podemos inferir de este artículo es que esta obligación debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo que hubiese transcurrido desde que el trabajador fue desvinculado de la compañía hasta el día en que solicite la certificación laboral, tiene derecho a que su empleador la expida.
Finalmente, frente a este vacío normativo se podría aplicar lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015 el cual os establece los requisitos y documentos que soportan el SG-SST pactando como tiempo de reserva de estos documentos 20 años contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
Dra. Jennifer Burgos Jiménez
