Para abordar este interrogante, es oportuno precisar que el documento soporte de pago de nómina electrónica de conformidad con el numeral 10 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 es:
“(…) un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.
De la norma anterior se logra esgrimir que el documento soporte de pago de nómina electrónica es un soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y de impuestos descontables en el IVA, que se exige para soportar los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, es decir, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria.
Entendido lo anterior, la norma no diferencia la modalidad en la que se efectúa dicho pago o abono en cuenta por parte del empleador al trabajador, sino que se funda en el objeto del pago mismo y, toda vez que la finalidad del documento soporte no es otra más que soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá el empleador incluir en el concepto de valores devengados por el trabajador todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectuó al trabajador, sin importar si estos fueron dados en dinero o en especie.
En consecuencia, prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar.
Ahora bien, para efectos de lo anterior, el contribuyente del impuesto sobre la renta que requiera soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá determinar el valor del respectivo pago efectuado en especie e incluirlo en los valores devengados de nómina dependiendo del mes al cual corresponda el pago derivado de la nómina, es decir, de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta con el beneficiario de dicho pago.
Esto es que, efectivamente todos aquellos valores o reconocimientos en especie que se otorguen al colaborador en virtud de la relación laboral, deben ser contenidos dentro del reporte de nómina electrónica, para lo cual se hace necesario estimar el valor de los bonos que se entregan a cada uno de los trabajadores de la compañía y conforme a ello realizar el respectivo reporte.
