La nómina electrónica es un documento digital que permite hacer un control y seguimiento a todos los aspectos contables; dentro de los cuales se encuentran los costos, deducciones, descontables, abonos en cuenta y pagos; correspondientes a la nómina de las personas que sostienen una relación laboral en Colombia.
Por otro lado, se entiende que las cesantías, son una prestación social que tiene el objetivo que representar un ahorro para el trabajador con la finalidad de suplir sus necesidades en circunstancias como desempleo, educación, o vivienda.
Ahora bien, con la implementación de la nómina electrónica surgió la duda de si el pago de las cesantías se consideraba como un gasto, una deducción, un pago o un abono en cuenta. No obstante, la DIAN determinó que, en efecto, el soporte de pago de nómina electrónica no es igual al soporte de nómina, pese a que se encuentren sujetos entre sí, toda vez que los valores cancelados al trabajador no coinciden con los costos, deducciones o descontables, según corresponda.
Frente a ello, dicha entidad profirió concepto el pasado 31 de enero de 2022, en el cual estableció que las cesantías se entienden como un abono en cuenta, donde se deberá efectuar la generación del documento por la determinación del sujeto obligado (empleador), de acuerdo a la fecha en que se realiza el correspondiente gasto. Pues solo serán deducibles en el momento en que surja la obligación de realizar el descuento del monto en una fecha cierta, es decir, se reporta el pago de la cesantías en la fecha correspondiente, al igual que los intereses a las cesantías.
