De conformidad a la sentencia T-470 de 2019, la Corte Constitucional ha establecido el deber de conservación de archivos en el entendido que las empresas están en la obligación de guardar la historia laboral de todos sus trabajadores, ya que si bien no está determinado un tiempo durante el cual debe ser preservada la información laboral de los trabajadores, en concordancia con el derecho fundamental consagrado en el artículo 25, así como los derechos que se desprenden de la información contenida en los certificados laborales, se supone que el deber del empleador es de carácter indefinido, entorno a la conservación de los documentos laborales.
En tal sentido, la jurisprudencia ha establecido la obligación del empleador de conservar los soportes de la relación laboral: “debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida”.
En consecuencia, los empleadores deben conservar indefinidamente la información laboral de sus trabajadores, de forma que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa, y permita el ejercicio de otros derechos fundamentales. Es decir, se ha indicado que los empleadores tienen la obligación de expedir certificados laborales a quien lo solicite. Ello debido a que es su deber conservar la información laboral, asegurando que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa, a fin de que de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que es titular.
Información referente al tiempo de servicio, el salario devengado, las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social, las vacaciones disfrutadas, las cesantías, las licencias, entre otros factores necesarios para acceder al reconocimiento de las prestaciones sociales del trabajador. Finalmente, es menester traer a colación lo que se indica en el artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo que dispone:
(…)2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para aprobarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del Trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva”(…).
