Dentro de las sociedades, se tiene como requisito de legalidad realizar actas o documentos en los cuales se establezcan las decisiones tomadas en asambleas o reuniones de socios, con el objetivo de tener un sustento documental de los cambios que se pueden presentar; sin embargo, muchas veces, con el objetivo de dar correcto trámite a las normas procesales establecidas por el Código de Comercio, en relación a la evidencia de las decisiones tomadas en asambleas, ya sean ordinarias o extraordinarias, se presentan inconvenientes o errores al momento de transmitir la información, situación que puede, a futuro, generar inconvenientes a la hora de establecer la legalidad de la información o la veracidad de las decisiones tomadas. Es por eso que la misma norma establece alternativas para la corrección de estos errores.
Teniendo en cuenta dicha importancia documental, el Código de Comercio indica que cuando se presenta un error es obligación del representante legal, el presidente de la asamblea y el secretario tomar las acciones pertinentes para dar corrección. Dentro de las alternativas, se tiene que si es un error en redacción u datos propios de la asamblea, la corrección se podrá hacer en pie de página pero si son errores relacionados a alteraciones u omisiones propios de la norma, es necesario que la corrección se haga en documento independiente, donde se exprese la situación y se eleve ante Cámara de Comercio para lograr la legalidad de la modificación.
El proceso para realizar esta modificación, que tiene mucha más información, debe verse como un documento independiente y podrá ser entendida como un acta extraordinaria; frente a omisión de información vinculada a votaciones, el artículo 431 del Código de Comercio establece que, en este caso, no será válida el acta anexa emitida por las anteriores autoridades de la sociedad, sino que se hace necesario que en el documento de la modificación se evidencie la participación del total los socios. Se recomienda que si se tiene conocimiento de alguna inconsistencia, se recurra a alguna de estas alternativas de corrección para que el documento cuente con total legalidad ante la autoridad competente, siendo esta Cámara de Comercio.
