La Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en reiteradas oportunidades acerca del uso de los medios técnicos para la grabación sonora o audiovisual de lo que ha ocurrido en las reuniones del máximo órgano social, bien sea porque es reunión de socios y/o accionistas o en una propiedad horizontal. Así las cosas, la normatividad ha permitido este tipo de instrumentos para dejar constancia de lo acontecido en las reuniones.
Dichas consideraciones de la entidad, a su vez, ponen de presente que las disposiciones legales pertinentes no hacen ninguna mención de si los socios pueden documentar lo que ocurre en dichas reuniones en virtud del contrato del cual son parte, toda vez que no existe alguna restricción legal y, por ello, mediante la asamblea o junta de socios se decide si es posible autorizar o no el uso de sistemas o herramientas que consideren pertinentes para documentar las reuniones, con el fin de tener elementos probatorios de lo que ocurre en la reunión.
Sin embargo, al ser la grabación un medio probatorio que busca tener la documentación pertinente referente a las reuniones de asamblea y junta de socios, es obligación del presidente y el secretario elaborar el acta correspondiente mediante el cual se exprese el lugar, fecha, hora, clase de reunión, forma en que se convocó a los socios o accionistas, entre otros datos, la cual debe ser aprobada y suscrita por todas las personas que se reunieron. No obstante, si no se puede tener la firma del presidente o secretario, deberá ser suscrita por el revisor fiscal, según lo que estipula el artículo 431 del Código de Comercio.
