Para desarrollar de forma correcta cualquier tipo de relación laboral, siempre será indispensable la solicitud de cierta documentación al iniciarse y que se genere un archivo de todos los reportes que se llegaran a generar durante el transcurso de esta, información que deberá de ser recolectada cumpliendo los preceptos de la ley de habeas data y la ley general de archivos. Para cualquier compañía le es importante indicar que los procedimientos y controles para el manejo de la información son de carácter interno y que debe ser desarrollado por un profesional en gestión documental; esto, debido a que la Ley 594 de 2000 en su artículo 22 dispone los aspectos de disposición, custodia y recuperación del archivo.
ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación, dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Estableciendo que la gestión de documentos, dentro del concepto de archivo total, está sujeta al proceso de documentación que, por mandato del Decreto 1072 de 2015, el empleador deberá de salvaguardar por un término de 20 años, incluyendo historiales laborales y de aspectos pensiónales. Por lo cual, las compañías se encuentran obligadas únicamente a este aspecto de los 20 años y no a lo dispuesto para compañía pública, la obligación de salvaguardar los documentos por un periodo de 80 años, aplica únicamente al sector púbico, así que, se sobreentenderá que esto no los obliga como entidades privadas.
Sin embargo, si cualquier compañía desea realizar este proceso de salvaguardar por un periodo superior a los 20 años, no existe ninguna indicación puntual o formalidad, ya que, esta acción es por voluntad propia de las compañías.
