Con la implementación en Colombia de la facturación electrónica, la Dian ha señalado que las empresas deben establecer un conjunto de documentos equivalentes a dos archivos: el primero es el formato PDF y es la representación gráfica de la factura, la cual, se asemeja a la factura física tradicional; el segundo archivo en formato XML (Extensible Markup Language), el cual ha sido definido como el archivo en formato (PDF) que contendrá el código QR y el Código Único de Facturación Electrónica, en este se verificará la validez y legalidad de la factura ante la Dian para tener la certeza de la existencia de dicha factura, y adicional, es donde contiene la información de la factura y se encuentra firmado digitalmente, de ahí se desprende su integridad. Por consiguiente, se considerará este tipo de archivo como una medida de aplicación para los efectos tributarios.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, se ha establecido que la validez y seguridad jurídica a la factura electrónica, es la firma digital impuesta en el archivo XML. En contraste, la representación gráfica en formato PDF indica la información de interés de la factura, sin embargo, en este formato no se evidenciará la firma digital ni los efectos tributarios y probatorios del archivo XML.
De igual manera, las entidades empresariales, al emitir facturas electrónicas, deben cumplir con los requisitos legales, tales como:
- Se requiere la utilización de formato electrónico de generación (XML) de acuerdo con la normativa de la DIAN.
- Llevar a cabo la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE
- Enviar por medio de correo electrónico una representación gráfica PDF de las facturas electrónicas y el formato XML, que acredita su firma electrónica, al comprador
- Las facturas electrónicas que fueron aceptadas por el demandado.
De esta forma, mediante Oficio No. 14749031887560 de fecha 28 de septiembre de 2022, de la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas – DIAN, la entidad remite respuesta de carácter general frente a consulta elevada por el demandante bajo el radicado 14509010151066 del 15 de septiembre de 2022, la cual transcribo:
“Sea lo primero aclarar, que las facturas electrónicas puras y simples no adquieren la calidad de título valor con el registro en RADIAN; es más, la factura electrónica tiene que haber surtido todos los eventos previos, para poder ser registrada en el RADIAN, si es que, se desea ponerla en circulación; no obstante, la habilitación y el registro de facturas electrónicas en RADIAN, No es obligatorio y No debe considerarse como un proceso o requisito que deba surtirse para que las facturas electrónicas de venta, se constituyan en título valor; lo anterior, de acuerdo con el artículo 31 de la Resolución 000085 del 2022″.
Así las cosas, recomendamos tener de presente los requisitos que deben cumplir al expedir la facturación electrónica, para con ello blindar jurídicamente a sus prestigiosas compañías.
