Los viáticos representan un aspecto importante en el ámbito laboral colombiano, ya que constituyen una parte de la remuneración que reciben los trabajadores para cubrir gastos de viaje, alimentación y alojamiento durante sus desplazamientos laborales, cuando estos son considerados permanentes.
En este sentido, es evidente que los viáticos pueden ser entregados bajo diferentes modalidades, ya sea en efectivo, mediante tarjetas o bonos. Además, es importante destacar que esta asignación se suma al salario mensual del empleado, establecido por el empleador. Basándonos en estos aspectos y considerando las normativas y jurisprudencias laborales, es el empleador quien tiene la facultad de determinar el monto de estos viáticos. Por lo tanto, la responsabilidad inicial de su validación recae en el empleador, dado que es quien estableció dicho monto.
En este contexto, si bien es cierto que el trabajador debe proporcionar los recibos o comprobantes de los gastos en los que haya incurrido bajo el concepto de viáticos otorgados por el empleador, no es su responsabilidad llevar a cabo la validación en los registros de la empresa. Esto se debe a que el empleador, por su rol, cuenta con un sistema de registro y control sobre la asignación de viáticos. Asimismo, es el empleador quien debe presentar dichos comprobantes para su validación en los procesos contables y laborales que puedan surgir dentro de la compañía. Por tanto, no es razonable que el trabajador asuma la responsabilidad de validarlos, ya que su obligación termina al presentar los gastos ante la empresa.
