Dentro de las sociedades, es un requisito de legalidad realizar actas o documentos en los cuales se establezcan las decisiones tomadas en asambleas o reuniones de socios, con el objetivo de tener un sustento documental de los cambios que se puedan presentar. Es así como, a través de este documento, se consignan los puntos o acuerdos discutidos y aprobados en una reunión, con la finalidad de que los acuerdos concertados gocen de plena validez y autenticidad, de conformidad con los requisitos contemplados en el artículo 189 del Código de Comercio.
Aclarado lo anterior, es menester señalar que en ocasiones es posible que, respecto a la información consignada, se presenten ciertos errores en los libros de actas al momento de transmitir la información. Esta situación puede generar inconvenientes a la hora de establecer la legalidad de la información o la veracidad de las decisiones tomadas. Por ello, la misma norma establece alternativas para la corrección de estos errores.
Teniendo en cuenta dicha importancia documental, el artículo 132 del Decreto 2649 de 1993 dispone:
- «CORRECCIÓN DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.»
Se recomienda entonces que, una vez identificados los errores, las correcciones se efectúen inmediatamente. De esta forma, si se trata de errores en la numeración sucesiva, será el presidente o secretario quien eleve un acta adicional para efectos de corregir el error. En lo que concierne a los errores de transcripción, estos deberán ser subsanados a través de una anotación al pie de página, tal como lo establece el artículo 132 del Decreto 2649 de 1993.
