De conformidad con la normativa colombiana, es claro que las compañías que pretendan realizar y efectuar horas extras en el marco de su actividad empresarial y económica deberán contar previamente con la autorización del Ministerio de Trabajo, en cumplimiento de la obligación imperativa establecida en la legislación vigente.
Es importante recordar que, para la solicitud de horas extras ante el Ministerio de Trabajo, se deben aportar una serie de documentos, tal y como lo establece la circular 069 de 2023. Entre estos documentos se encuentran:
- Relación de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorización.
- Certificación expedida por parte de la ARL.
- Manifestación expresa sobre la existencia o no de una organización sindical en la empresa.
- Manifestación expresa sobre la existencia o no de pactos o convenciones colectivas. En caso de contar con alguno, se debe verificar que se haya anexado la parte pertinente del mismo donde se establece la jornada laboral, el horario de trabajo y el trabajo suplementario.
- Conformación del COPASST o Vigía Ocupacional y las dos (2) últimas actas con evidencias de su debido funcionamiento.
- Reglamento de trabajo.
- Certificado de existencia y representación legal.
Se tiene como finalidad poner en conocimiento que la certificación expedida por parte de la ARL no es solo un documento que debe consignar la constancia de afiliación a la ARL. Además, se debe solicitar a la ARL una certificación que detalle lo siguiente de manera clara:
- Las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras.
- Evaluación donde se establecerá de manera general si los trabajadores que se desempeñan en los cargos que requieren trabajar horas extras se verían afectados por las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos, tomando como referencia los programas de vigilancia epidemiológica.
- Existencia en la empresa de programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo relacionados con los cargos para los cuales se va a solicitar el permiso de horas extras.
- Relación de los cargos para los cuales se está solicitando el permiso de horas extras, la cual debe coincidir con lo mencionado en el numeral 1.
Dicha certificación debe solicitarse de manera prioritaria, dado que es el documento que más demora en expedirse por parte de las empresas y requiere más tiempo.
