Es pertinente indicar que se debe diseñar el formulario de recepción de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, el cual debe ajustarse a una estructura específica y seguir unas directrices.
En primer lugar, es importante señalar que las entidades deben publicar el procedimiento para recibir, radicar, tramitar y remitir la respuesta a las PQRSD. Para garantizar su aplicación, el formulario debe ser accesible a través de los portales web de la compañía y contar con tecnología adaptativa para que el contenido sea visualizado adecuadamente por el usuario.
El formulario debe incluir lo siguiente:
- Título del formulario de PQRSD, con la respectiva fecha de actualización y descripción.
- Instrucciones pertinentes para diligenciar correctamente el formulario, especificando si algunas casillas son obligatorias.
- Aviso de aceptación y autorización de la política de habeas data y protección de datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012.
- Espacios para las preguntas y el diligenciamiento correspondiente.
- Aviso de aceptación de términos y condiciones.
- Opción de “ENVIAR”
Además de lo mencionado, es fundamental incluir la opción de identificación del usuario, que debe incluir nombre completo, número de contacto, tipo y número de identificación. También debe permitir seleccionar la forma en que el usuario desea recibir la respuesta a su petición y especificar el objeto de su PQRSD.
