En primer lugar, es importante señalar que quienes tienen la facultad de firmar un contrato de trabajo, prórrogas y liquidaciones son, en particular, el representante legal de la empresa o, en su defecto, si este se encuentra imposibilitado, los representantes legales suplentes debidamente constituidos.
Ahora bien, si definitivamente estas dos personas no pueden firmar dichos documentos, es posible que lo haga otra persona. Sin embargo, dado que estas funciones son exclusivas del representante legal de la empresa, se deberá otorgar un poder especial que faculte a esta persona para dichas funciones, de manera que tenga la autoridad de firmar los documentos mencionados.
Por otro lado, si las opciones anteriormente descritas no son posibles, es factible que algún cargo de dirección, confianza y manejo, que tenga entre sus funciones la posibilidad de firmar contratos laborales, prórrogas y liquidaciones, asuma esta responsabilidad. En todo caso, lo recomendable es que siempre sea el representante legal quien firme estos documentos.
Es importante destacar que los avances tecnológicos han propiciado nuevos escenarios que impulsan el empleo formal, donde se hace necesaria la suscripción de documentos de contratación a través de medios electrónicos, garantizando la autenticidad y el respeto de los derechos tanto de los trabajadores como de los empleadores.
Por esta razón, si el representante legal de la empresa no se encuentra en el país, es posible que utilice la firma electrónica. Se entenderá que el contrato ha sido firmado por el empleador y el trabajador cuando se cumplen las condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015. Así lo dispone el Gobierno mediante el Decreto 526 del 19 de mayo de 2021, que reglamenta de manera inmediata la firma electrónica en un contrato individual de trabajo, pudiendo ser suscrita por cualquiera de las partes o por ambas.
