De acuerdo con el Código de comercio en lo previsto en los artículos 191, y 482, es responsabilidad de los administradores de la sociedad el manejo, conservación, custodia, guarda, registro y archivo de los papeles relacionados con sus negocios y actividades.
Por lo cual en este sentido, todos los mensajes de datos, entre ellos los correos electrónicos, que tengan relación con los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de 10 años, por lo que los administradores no pueden sustraer de tomar la medidas y correctivos necesarios en cuanto a la regularidad y custodia de los libros y papeles del comerciante, lo que implica realizar un análisis minuciosos de la documentación que se maneja en la sociedad.
Toda vez que dentro del objeto social y los estatutos sociales, es posible identificar y clasificar con mayor certeza la correspondencia que se relaciona directamente con el mismo, dependiendo de la naturaleza y las condiciones del acto, operación o negocio mercantil o bien del hecho económico que se haya usado.
Dra. Daiyana Lucero
