Frecuentemente, surgen dudas sobre cuánto tiempo debe conservar una compañía sus documentos contables. La Ley General de Archivo (Ley 594 de 2000), mediante su artículo 25, nos precisa lo siguiente:
“ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentará lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Asimismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.”
Esto implica que existe un vacío normativo alrededor de este tema, por lo que, para resolver esta inquietud, debemos remitirnos al Código de Comercio, en cuyo artículo 60 del Título IV, Capítulo I (sobre los libros y papeles del comerciante), se establece:
“ARTÍCULO 60. Conservación de los libros y papeles contables – Reproducción exacta: Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados, cuando menos, por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros, se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará un acta en la que se anotarán los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.”
Esto implica que su compañía deberá conservar, como mínimo durante diez años, los documentos y libros contables. Posteriormente, estos podrán ser destruidos, siempre que se garantice su reproducción exacta por medios técnicos adecuados.
