La normatividad en materia laboral establece los procedimientos y/o pasos que deben efectuar ustedes como empleadores al momento de conocer el fallecimiento de uno de sus trabajadores, dicha reglamentación se encuentra establecida en el artículo 212 de nuestro código laboral, pero es importante describir los pasos de la siguiente manera para que sea efectuado al pie de la letra:
· Una vez se conozca sobre el fallecimiento del colaborador, se debe solicitar a los familiares copia del certificado de defunción (expedido por el médico o institución de salud), posteriormente los familiares deben aportar el registro civil de defunción (expedido por la Notaria del lugar donde se presentó el fallecimiento).
· Una vez recibida el acta de defunción y verificada la fecha de fallecimiento se debe publicar un primer aviso en un diario de alta circulación. (El primer edicto o aviso debe ser publicado y deben esperar TREINTA DÍAS)
· Entregar al familiar que se presente a radicar el certificado de defunción, comunicación en la que se relacione la documentación que los beneficiarios deben anexar para acreditar su calidad de tales (guardar soporte de recibido de la comunicación firmado); una vez éstos remitan la documentación solicitada, se realiza la publicación del segundo y último aviso. (este segundo edicto tiene que ser publicado de igual manera en un diario de alta circulación y se deben esperar otros TREINTA DÍAS) Recomendar a los familiares que aporten la documentación que los acredite como beneficiarios dentro de un término máximo de 20 días, con el fin de tener claridad de los beneficiarios existentes para proceder con la publicación del segundo aviso.
· Si con la publicación del primer aviso se presentan otros posibles beneficiarios, se les debe hacer entrega de la comunicación mencionada. Cuando éstos alleguen los documentos solicitados, se deben verificar que los mismos cumplan las condiciones señaladas y darles el correspondiente trámite; si todo está correcto, se debe realizar la publicación del segundo aviso informando quien se presentó a reclamar.
· Si los documentos no cumplen con las especificaciones señaladas, solicitar los documentos faltantes, con la aclaración de que la publicación del segundo aviso dependerá de la entrega de la documentación completa.
· Si se presenta más de una persona a reclamar, debe llenar los mismos requisitos y el aviso debe salir con los nombres de los reclamantes y sus calidades (esposa, compañera, padre, etc.).
Transcurrido un mes de la fecha de publicación del segundo aviso, si no se presenta conflicto, se debe hacer entrega de las prestaciones sociales a los reclamantes en los porcentajes de ley. En caso de conflicto, deberá realizarse el correspondiente análisis jurídico de la calidad de beneficiarios con base en los documentos aportados por los reclamantes o en su defecto, consignar la liquidación a órdenes de un juzgado para que sea éste quien dirima la controversia.
Luis E. Naranjo Corredor
Asesor Jurídico
